Comunicación Interna en una empresa. Imprescindible

Las personas somos seres sociales y necesitamos comunicarnos. Con la comunicación, transmitimos, intercambiamos, compartimos información e ideas que nos enriquecen.

Es imprescindible, es la base de la comunicación que quien escuche o lea (receptor) entienda el mensaje de quien le hable o le escriba (emisor).

Entre la pareja, entre los padres y los hijos, entre los amigos, en las organizaciones de puertas para adentro y de puertas para afuera es imprescindible crear espacios de comunicación donde unos y otros se acerquen y estrechen lazos, donde se detecten y entiendan preocupaciones e inquietudes.

En la comunicación empresarial, se suele diferenciar entre comunicación externa y comunicación interna.

 

La comunicación no sólo es clave en nuestra vida cotidiana, también lo es en el trabajo

La comunicación externa es fundamental y la comunicación interna es imprescindible. ¿Por qué? No tiene sentido empezar la casa por el tejado. Pensar en la comunicación interna como en algo único de las empresas grandes es una equivocación.

Las personas, el activo más valioso, necesitan sentirse motivadas, a gusto, identificadas e integradas dentro de la organización, sólo así estarán dispuestas a dar lo mejor de sí mismas y serán más eficaces.

Además de la motivación y del compromiso, otros motivos de la importancia de la comunicación dentro de la compañía son la adecuación a los cambios más rápidamente, la toma de decisiones más ágilmente y la mejora de la imagen corporativa.

Relacionado con la toma de decisiones más ágil y en contraposición del flujo comunicativo correcto, la comunicación unidireccional es otro desacierto, el trabajador no puede ser un sujeto pasivo. El diálogo entre la dirección y los trabajadores y entre los propios departamentos y/o los propios compañeros debe de ser constante.

La unión puede conllevar al éxito y por lo tanto, en una sociedad donde todo evoluciona a un ritmo vertiginoso, la competencia es fuerte y se lucha para apoderarse y no dejar escapar el talento, puede convertirse en una ventaja competitiva.

El trabajo en equipo no se puede llevar adelante sin una comunicación fluida. Y una de las claves para la comunicación fluida es la escucha activa.

 

La escucha activa, esencial en la Comunicación Interna

Escuchar o, mejor dicho, saber escuchar supone mayor esfuerzo que hablar. La escucha activa es una habilidad que consiste en escuchar lo que el otro está diciendo explícitamente e implícitamente, es decir, teniendo en cuenta también las emociones, las ideas, los pensamientos y los sentimientos que subyacen a lo que la persona está expresando.

 

¿Por qué la escucha activa puede optimizar la Comunicación Interna?

  • Se establece una atmósfera de confianza, proximidad y respeto que favorece el entendimiento entre la persona que escucha y la persona que se siente escuchada.
  • La toma de decisiones es mejor y más segura.
  • Se trabaja mejor.
  • La tensión, los conflictos y las diferencias entre los puntos de vista disminuyen.
  • Hay un aprendizaje y una cooperación mutua.

 

Tips para escuchar activamente

Muchas veces, se quiere hablar antes de que nadie lo haga y manifestar el propio punto de vista a costa de lo que sea. Esto es un error porque la concentración se dirige a lo que se quiere transmitir, no a lo que el otro está diciendo y esta distracción impide que se escuche eficazmente, perjudicando a la comunicación.

Para evitar lo anterior y favorecer la buena conexión, existen una serie de consejos útiles:

  • No hay que interrumpir a quien está hablando.
  • No hay que evaluar o juzgar las palabras de la otra persona en seguida.
  • No hay que mostrar una actitud o una postura enfrentada ni emocionada a la vez que la persona está hablando porque puede sentirse incómoda.
  • Hay que dejar que el otro hable sin adelantarse a lo que va a decir.
  • Hay que ser respetuoso y cordial hacia el interlocutor prestándole atención, valorando lo que dice e implicándose con él haciéndole preguntas o incluyendo frases cortas del tipo “ya veo”.
  • Hay que tomar consciencia de que se debe escuchar, evitar las distracciones y demostrarle a la persona que se le está prestando atención a través de gestos como el asentimiento con la cabeza o el mantenimiento del contacto visual. Aquí también entraría en juego, al igual que la lectura “entre líneas”, la escucha “entre líneas”, qué es lo que se dice sin decir en una conversación.
  • Si el otro está hablando sobre una preocupación que tiene, todavía hay que atenderlo con mayor interés porque necesita compartirlo y que se le comprenda.

Entre estos consejos enumerados para dominar la habilidad comunicativa de la escucha activa se han mencionado gestos que indican que se está pendiente de lo que la otra persona está diciendo. Los gestos, las poses y los movimientos del cuerpo inconscientes (habitualmente) que transmiten información sobre las emociones y los pensamientos del que habla es lo que se denomina lenguaje corporal y, junto con el tono, forman parte de la comunicación no verbal.

Otro post estará dedicado a ésta, a todo lo que somos capaces de decir con nuestra cara, mirada y sonrisa o con la posición de nuestras manos, brazos y piernas.

Volviendo a la importancia de la comunicación para que una organización marche  adecuadamente, es preciso contar con un plan eficiente, útil y rentable y con profesionales competentes para ponerlo en práctica. Si se le da suficiente importancia a esto, muchos problemas se pueden evitar.

 

Un buen plan de Comunicación Interna

Aunque un plan estratégico de comunicación interna tiene que ajustarse a cada empresa, existen unas pautas que pueden guiar la elaboración del plan.

 

Pautas para establecer un plan estratégico de Comunicación Interna

  1. Hay que examinar los documentos empresariales internos, antes de definir ningún objetivo. ¿Qué documentos? El informe de evaluación del desempeño, las conclusiones del análisis del clima interno, la normativa sobre la identidad visual corporativa y el plan estratégico empresarial.

2. Es necesario pararse a pensar en la situación actual. Habría que dar respuesta a preguntas como, por ejemplo:

– –¿cuál es el estado de la comunicación interna?

– – ¿los trabajadores son conocedores de la visión y misión empresarial?

– – ¿de qué áreas se está informando?

– – ¿los miembros de los diferentes departamentos conocen qué proyectos que se están llevando a cabo?

– –¿se valoran los logros?

– – ¿hay tensiones? ¿hay obstáculos que impidan la comunicación?

– – ¿los trabajadores participan y colaboran?

– – ¿la cultura empresarial fomenta el servicio y la cooperación?

– – ¿cómo se comportan los mandos directivos? ¿se implican, ponen de su parte para ayudar? ¿cómo se comunican con las otras personas?

3. El siguiente paso, una vez que se sabe lo que hay que solucionar y lo que hay que mejorar,  sería establecer prioridades y marcar los objetivos generales y concretos a lograr.

Independientemente de las que quieran sumar, las prioridades comunes que todas las empresas deberían considerar, dado que los trabajadores son los recursos más valiosos que tienen, serían:

– Dar a conocer el proyecto y los valores a sus empleados. La transparencia y la información reducen la incertidumbre y previenen los rumores.

– – Lograr que todos sientan que pertenecen y se involucren con la marca, así se propiciará que el clima laboral sea bueno.

– – Formar y que se adquieran conocimientos nuevos. La gestión del talento es muy importante.

– – Tener en cuenta sus puntos de vista, sus críticas y sus propuestas. Facilitar el diálogo y el feedback.

– – Impulsar a la participación y animar a las nuevas ideas.

– – Reconocer y premiar las aportaciones y compartir los éxitos.

– – Mejorar la organización de los equipos de trabajo y los procedimientos de toma de decisiones e impedir que se produzcan divisiones.

En cuanto a y entre los objetivos, un buen método no debería de obviar que las personas, los trabajadores tienen que saber qué es lo que tienen que hacer, por qué tienen que hacerlo, cómo se tiene que hacer, cómo lo están haciendo, querer hacerlo y querer hacerlo todavía mejor.

„4. Para la consecución de los objetivos, hay que trazar una estrategia con una serie de acciones reflexionadas y encaminadas a la consecución de las metas, teniendo en cuenta los recursos de los que se dispone, estableciendo tiempos y agentes, es decir, quién va a hacer qué.

5. …Una vez que todo se pone en marcha, hay que hacer seguimiento y control para no desviarse del camino que lleva a la consecución de las metas y, en el caso de que haya desvío, poner solución para reorientar.

 

La Comunicación Interna favorece que el empleado se sienta integrado y feliz, las cosas van mejor

La empresa cuyos trabajadores sienten que forman parte y están contentos proyectan una imagen de marca más fuerte y positiva y sus resultados económicos son mejores.

Un estudio de la Universidad de Anglia del Este, prestigiosa universidad de Norwich, Norfolk, Inglaterra, publicado hace apenas dos meses, analizó el impacto de la satisfacción de los empleados en los resultados de la compañía. Aquellas empresas con un porcentaje más alto en el nivel de satisfacción de las personas tuvieron mejores resultados que las que tenían cifras más bajas. La felicidad de la plantilla es un valor añadido en pro de la mejora empresarial en la innovación y/o en las relaciones con los consumidores, elementos claves para alcanzar buenos números en los tiempos que corren.

https://phys.org/news/2017-11-staff-satisfaction-affects-company.html

 

Comunicación Interna exitosa

Atrevia es una consultora global de comunicación que, hace casi dos décadas, creó el Observatorio de la Comunicación Interna e Identidad Corporativa junto con la Escuela de Negocios IE y la revista Capital Humano.

Desde entonces hasta ahora, ha elaborado y difundido diferentes informes y publicaciones para evaluar el valor que la comunicación interna aporta a las empresas e instituciones.

Anualmente, el Observatorio entre los premios a las Mejores Prácticas en Comunicación Interna. Todavía no sé conoce quiénes son los galardonados en este 2018 pero el año pasado, en la octava edición del certamen, los premiados fueron:

 

logosimbolo ikea

Premio a la Mejor Campaña de Comunicación Interna, para IKEA Ibérica por su “IKEA Chef”, una iniciativa ingeniosa basada en un concurso de cocina en formato televisivo para los empleados de todas las unidades, tiendas, oficina central y centro de distribución.

Los participantes tuvieron que idear recetas elaboradas con productos de IKEA Food. Se recibieron más de 100 propuestas y un jurado externo formado por directivos de IKEA Ibérica decidió que el sándwich sueco de salmón LAX KALLKÖKT de María Elena Sánchez, del Centro de Atención al Cliente de IKEA en Asturias; los coulants de PYTTIPANNA de María Ortiz, del área de Atención al Cliente de IKEA Zaragoza y el jamón dulce de navidad JULSKINKA con frutos secos de Javier Serrano, de IKEA Food de IKEA Valladolid, eran los vencedores.

El concurso se ideó para involucrar a los empleados en la prioridad comercial “Alrededor de la mesa”, que la marca desarrolla  internacionalmente desde finales de 2015 y que se centra en lo relacionado con el mundo de la cocina y la alimentación bajo el concepto “Nada como el hogar para amueblarnos la cabeza y alrededor de la mesa, aún más”. IKEA quiere resaltar la importancia emocional de la mesa como el lugar por excelencia para compartir y aprender y qué mejor que a través de la experiencia de sus empleados como protagonistas.

 

logosimbolo campofríoPremio a la Mejor Estrategia de Comunicación Interna para la Gestión del Cambio, para Campofrío por el programa “+Vida, +Campofrío, + Vitae”, un proyecto cuyo objetivo era involucrar a la totalidad de los trabajadores en la puesta a punto y acceso a Vitae, la intranet de la compañía.

Los objetivos principales de comunicación interna a la hora de poner en marcha el programa eran  abrir el acceso de Vitae a los operarios (que representan el 75% de la plantilla); atraer la presencia y el protagonismo de los profesionales; elaborar contenidos interesantes para las personas para que quisieran acceder desde sus dispositivos en su tiempo libre (Bring your own device); crear acceso a contenidos de valor para el trabajo de la planta y, en el caso de la fábrica burgalesa incendiada, activar al colectivo de operarios para que fuera recuperando el foco en el trabajo para lograr la mayor  operatividad lo antes posible.

Si te interesa, Mamen Parra, la Jefa de Comunicación Interna de Campofrío Food Group España, concedió una entrevista para hablar sobre este proyecto a Prnoticias, diario de noticias online especializado en comunicación, marketing, periodismo, radio y televisión recoge.

http://prnoticias.com/comunicacion/prcomunicacion/20161483-comunicacion-interna-caso-campofrio

 

logosimbolo the adecco groupPremio a la Mejor Práctica de Comunicación Interna en el ámbito de la RSE y la gestión responsable, para Adecco por la campaña de concienciación “#TalentoSinEtiquetas”.

Con esta campaña, la compañía ha querido demostrar que los colectivos de los jóvenes entre 18 y 24 años, de los atletas, de los discapacitados, de las mujeres y de los mayores de 45 años, grupos con mayores dificultades para acceder al mercado laboral, están integrados por personas que tienen aptitudes, capacidades, habilidades, conocimientos y talentos que los hacen competentes para trabajar.

¿Te apetece ver el vídeo? https://www.youtube.com/watch?v=qBM60XbD4dM

 

logosimbolo iberiaPremio a la Mejor Estrategia y Plataforma Online para la gestión eficaz de la Comunicación Interna, para “Iberia Now”.

La aerolínea ha lanzado una app que permite llegar inmediata y uniformemente a sus más de 16.500 empleados, distribuidos en distintos países y ciudades, desde cualquier dispositivo. Con esta aplicación, Iberia posiciona la comunicación interna como la palanca estratégica de gestión del cambio hacia una compañía más dinámica y actual.

 

logosimbolo banco sabadellPremio a la Mejor Publicación Offline para la Comunicación Interna, para Banco Sabadell por la revista de periodicidad semestral “Canal BS”.

Tras incorporar otras entidades, el Banco Sabadell necesitaba apoyarse en una herramienta para que toda la plantilla conociera entre la cultura, los objetivos y el organigrama del grupo, otorgando un protagonismo especial a las personas.

 

logosimbolo laboratorios laproffPremio a la Mejor Práctica de Comunicación Interna en Latinoamérica, para la farmacéutica LAPROFF por la campaña “Los Dinosanos”.

A través de esta iniciativa, la farmacéutica  pretende que sus empleados conozcan mejor la línea de medicamentos pediátricos y se conviertan en los principales embajadores de la marca.

 

logosimbolo ecoembesPremio a la Mejor Práctica de Comunicación Interna en PYMES, para Ecoembes por su programa “IDEA”.

La finalidad es el intraemprendimiento para buscar y financiar proyectos que hayan propuesto los propios empleados de Ecoembes.

La acogida y participación superó todas las expectativas y los ganadores tuvieron la oportunidad de presentar sus casos en el evento corporativo anual de la compañía.

 

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